Pengertian administrasi

Pengertian administrasi menurut etimologi. Berasal dari kata latin ad dan ministrate yang berarti melayani atau membantu, dan memenuhi. Dari kata itu terbentuk kata benda administration dan kata sifat administrativus yang kemudian masuk kedalam bhassa inggris administration. Perkataan itu lalu diterjemahkakn kedalam bahsa Indonesia yaitu administrasi. 1 usaha dan kegiatan yg meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; 2 usaha dan kegiatan yg berkaitan dng penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan; 3 kegiatan yg berkaitan dng penyelenggaraan pemerintahan; 4 kegiatan kantor dan tata usaha;

Sedangkan administrasi dalam arti sempat diambil dari bahasa Belanda administratie yang berarti setiap penyusunan keterangan-keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mngenai keterangan-ketrangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya antara satu sama lain. Sedangkan dalam arti luas administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atu lebih yang didasarkan asas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.



2. Pengertian Organisasi

Organisasi dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia bermakna 

1. kesatuan (susunan dsb) yg terdiri atas bagian-bagian (orang dsb) dl perkumpulan dsb untuk tujuan tertentu; 
2. kelompok kerja sama antara orang-orang yg diadakan untuk mencapai tujuan bersama;

James L. Gibson c.s menyatakan bahwa “Organisasi-organisasi merupakan entitas-entitas yang memungkinkan masyarakat mencapai hasil-hasil tertentu, yang tidak mungkin di laksanakan oleh individu-individu yang bertindak secara sendiri“

Menurut Winardi Organisasi adalah merupakan sebuah sistem yang terdiri dari aneka macam elemen atau subsistem, di antara mana subsistem manusia mungkin merupakan subsistem terpenting, dan di mana terlihat bahwa masing-masing subsistem saling berinteraksi dalam upaya mencapai sasaran-sasaran atau tujuan-tujuan organisasi yang bersangkutan.

Organisasi adalah wadah yang memungkinkan masyarakat dapat meraih hasil yang sebelumnya tidak dapat di capai oleh individu secara sendiri-sendiri. Organisasi merupakan suatu unit terkoordinasi yang terdiri setidaknya dua orang, berfungsi mencapai satu sasaran tertentu atau serangkain sasaran.

Definisi berikut tentang perorganisasian memberikan kepada kita sebuah gambaran pendahuluan tentang makna kata tersebut :

“Organizing the function of gathering resources, allocating resources, and structuring task to fulfill organizational plans”

Pengorganisasian dalam Bimbingan dan konseling berarti suatu bentuk kegiatan yang mengatur kerja, prosedur kerja, dan pola kerja atau mekanisme kerja kegiatan bimbingan dan konseling. Maka oleh karena itu pihak manajemen perlu menetapkan tugas-tugas apa yang perlu di laksanakan, siapa yang harus melaksanakannya, dan siapa yang akan mengambil keputusan-keputusan tentang tugas itu.Dalam dunia nyata, banyak kondisi mempengaruhi bagaimana pengorganisasian itudi laksanakan. Aktifitas manusia yang terorganisasi timbul karena suatu :

1. Pembagian kerja yang logical
2. Sistem koordinasi

Administrasi dan manajemen pada dasarnya merupakan kegiatan menghidupkan dan mengendalikan organisasi. Organisasi adalah “wadah” atau badan, yakni kumpulan orang di mana di dalamnya dilakukan proses pembagian kerja dan sistem hubungan yang disepakati bersama untuk mencapai tujuan bersama. Tiap organisasi membutuhkan administrasi dan manajemen, digerakkan dan dikendalikan untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi melalui sistem kerjasama sekelompok orang.



3. Pengertian Bimbingan

Bimbingan merupakan bantuan yang diberikan kepada individu dari seorang yang ahli, namun tidak sesederhana itu untuk memahami pengertian dari bimbingan. Pengertian tetang bimbingan formal telah diusahakan orang setidaknya sejak awal abad ke-20, yang diprakarsai oleh Frank Parson pada tahun 1908. Sejak itu muncul rumusan tetang bimbingan sesuai dengan perkembangan pelayanan bimbingan, sebagai suatu pekerjaan yang khas yang ditekuni oleh para peminat dan ahlinya. Pengertian bimbingan yang dikemukakan oleh para ahli memberikan pengertian yang saling melengkapi satu sama lain.

“Bimbingan sebagai bantuan yang diberikan kepada individu untuk dapat memilih,mempersiapkan diri dan memangku suatu jabatan dan mendapat kemajuan dalam jabatan yang dipilihnya” (Frank Parson ,1951).

Frank Parson merumuskan pengertian bimbingan dalam beberapa aspek yakni bimbingan diberikan kepada individu untuk memasuki suatu jabatan dan mencapai kemajuan dalam jabatan. Pengertian ini masih sangat spesifik yang berorientasi karir.

4. Pengertian Konseling

Konseling adalah upaya membantu individu melalui proses interaksi yang bersifat pribadi antara konselor dan konseli agar konseli mampu memahami diri dan lingkungannya, mampu membuat keputusan dan menentukan tujuan berdasarkan nilai yang diyakininya sehingga konseli merasa bahagia dan efktif perilakunya.


B. Organisasi dan Administrasi Bimbingan Konseling di Sekolah

1. Pengorganisasian Bimbingan Dan Konseling
Perlu di pahami bahwa pengorganisasian tidak bisa di lakukan dengan asal-asalan. Pengorganisasian pada setiap satuan pendidikan hendaknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Menyeluruh, yaitu mencakup unsur-unsur penting yang terlibat di dalam sebuah satuan pendidikan yang ditujukan bagi optimalnya bimbingan dan konseling. 
2. Sederhana, maksudnya dalam pengambilan keputusan/kebijaksanaan jarak antara pengambil kebijakan dengan pelaksananya tidak terlampau panjang. keputusan dapat dengan cepat diambil tetapi dengan pertimbangan yang cermat, dan pelaksanaan layanan/ kegiatan bimbingan dan konseling terhindar dari urusan birokrasi yang tidak perlu. 
3. Luwes dan terbuka, sehingga mudah menerima masukan dan upaya pengembangan yang berguna bagi pelaksanaan dan tugas-tugas organisasi, yang semuanya itu bermuara pada kepentingan seluruh peserta didik. 
4. Menjamin berlangsungnya kerja sama, sehingga semua unsur dapat saling menunjang dan semua upaya serta sumber dapat dikoordinasikan demi kelancaran dan keberhasilan pelayanan bimbingan dan konseling untuk kepentingan peserta didik. 
5. Menjamin terlaksananya pengawasan, penilaian dan upaya tindak lanjut, sehingga perencanaan pelaksanaan dan penilaian program bimbingan dan konseling yang berkualitas dapat terus dilakukan.

Agar pengorganisasian kegiatan bimbingan dan konseling dapat mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan bimbingan dan penyuluhan di sekolah, maka beberapa hal yang perlu di perhatikan antaranya:

• Semua personil sekolah, meliputi kepala sekolah, wakil kepala sekolah, koordinator bimbingan dan konseling, Guru pembimbing, Guru mata pelajaran, wali kelas dan staf administrasi. 
• Mekanisme kerja, pola kerja, atau prosedur kerja bimbingan dan konseling harus tunggal sehingga siswa tidak menjadi bingung karena adanya berbagai bentuk layanan bimbingan dan konseling yang serupa dan di laksanakan oleh petugas yang berbeda 
• Tugas, tanggung jawab dan wewenang dari masing-masing petugas yang terlibat dalam pelaksanaan bimbingan dan konseling di sekolah harus di rinci dengan jelas, sehingga masing-masing petugas bimbingan akan dapat memahami dan mengerti kewajiban dan tanggung jawab masing-masing

2. Pentingnya organisasi Bimbingan dan Konseling

Pelayanan bimbingan dan konseling meniscayakan manajemen agar tercapai efisiensi dan efektivitas serta tercapainya tujuan yang telah ditetapkan. Oleh sebab itu, setidaknya ada 3 alasan mengapa manajemen itu diperlukan termasuk dalam dunia pelayanan bimbingan dan konseling, yaitu pertama, untuk mencapai tujuan. Kedua, untuk menjaga keseimbangan di antara tujuan-tujuan yang saling bertentangan (apabila ada). Manajemen diperlukan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan apabila ada yang saling bertentangan dari pihak-pihak tertentu seperti kepala sekola dan madrasah, para guru, tenaga administrasi, para siswa, orang tua siswa, komite sekolah dan madrasah, dan pihak-pihak lainnya. Ketiga, untuk mencapai efisiensi dan efektivitas. Efisiensi adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar atau merupakan perhitungan rasio antara keluaran (output) dengan masukan (input). Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Kepala sekolah dan Madrasah yang efektif atau coordinator layanan BK yang efektif dapat memilih pekerjaan yang harus dilakukan atau metode yang tepat untuk mencapai tujuan sekolah dan madrasah atau tujuan layanan BK. Menurut Peter Drucker dalam T. Hani Handoko (1999), efektifitas adalah melakukan pekerjaan yang benar, sedangkan efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar



3. Personil Pelaksana Pelayanan Bimbingan Dan Konseling Di Sekolah Dan Tugas Masing-Masing

Personil pelaksana pelayanan bimbingan dan konseling di sekolah adalah segenap unsur yang terkait dalam organigram pelayanan bimbingan dan konseling di sekolah dengan koordinator dan guru pembimbing/ konselor sebagai pelaksana utamanya. Uraian tugas masing-masing personil tersebut adalah:

a) Kepala Sekolah sebagai penanggung jawab kegiatan pendidikan secara menyeluruh, khususnya dalam Bimbingan dan konseling Kepala sekolah memiliki tugas sebagai berikut :

1. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan pendidikan, yang meliputi kegiatan pengajaran, pelatihan, serta bimbingan dan konseling di sekolah; 
2. Menyediakan dan melengkapi sarana dan prasarana yang diperlukan dalam kegiatan bimbingan dan konseling di sekolah; 
3. Memberikan kemudahan bagi terlaksananya program bimbingan dan konseling di sekolah; 
4. Melakukan supervisi terhadap pelaksanaan bimbingan dan konseling di sekolah; 
5. Menetapkan koordinator guru pembimbing yang bertanggung jawab atas koordinasi pelaksanaan bimbingan dan konseling di sekolah berdasarkan kesepakatan bersama guru pembimbing; 
6. Menyiapkan surat pernyataan melakukan kegiatan bimbingan dan konseling sebagai bahan usulan angka kredit bagi guru pembimbing. Surat pernyataan ini dilampiri bukti fisik pelaksanaan tugas; 
7. Mengadakan kerja sama dengan instansi lain (seperti Perusahaan/Industri, Dinas Kesehatan, kepolisian, Depag), atau para pakar yang terkait dalam pelaksanaan kegiatan bimbingan dan konseling (seperti psikolog, dan dokter)

b) Wakil Kepala Sekolah bertugas :

1. Mengkoordinasikan pelaksanaan layanan bimbingan dan konseling kepada semua personel sekolah. 
2. Melaksanakan kebijakan pimpinan sekolah terutama dalam pelaksanaan layanan bimbingan dan konseling. 
3. Memberikan layanan orientasi seperti pengenalan sekolah dengan lingkungannya, tata tertib dan disiplin yang di tegakan sekolah .

c) Koordinator Bimbingan dan Konseling bertugas:

1) Mengkoordinasikan para guru pembimbing dalam: 

1. memasyarakatkan pelayanan bimbingan dan konseling; 
2. menyusun program bimbingan dan konseling;
3. melaksanakan program bimbingan dan konseling; 
4. mengadministrasikan kegiatan bimbingan dan konseling;
5. menilai program bimbingan dan konseling; dan
6. mengadakan tindak lanjut.

2) Membuat usulan kepada kepala sekolah dan mengusahakan terpenuhinya tenaga, sarana dan prasarana;

3) Mempertanggungjawabkan pelaksanaan kegiatan bimbingan dan konseling kepada kepala sekolah

d) Konselor atau Guru Pembimbing bertugas:

1) Memasyarakatkan kegiatan bimbingan dankonseling (terutama kepada siswa).
2) Merencanakan program bimbingan dan konseling bersama kordinator BK.  

3) Merumuskan persiapan kegiatan bimbingan dan konseling.
4) Melaksanakan layanan bimbingan dan konseling terhadap siswa yang menjadi tanggung jawabnya (melaksanakan layanan dasar, responsif, perencanaan individual, dan dukungan sistem).
5) Mengevaluasi proses dan hasil kegiatan layanan bimbingan dan konseling.
6) Menganalisis hasil evaluasi.
7) Melaksanakan tindak lanjut berdasarkan hasil analisis penilaian.
8) Mengadministrasikan kegiatan bimbingan dan konseling.
9) Mempertanggungjawabkan tugas dan kegiatan kepada koordinator guru pembimbing atau kepada kepala sekolah.
10) Menampilkan pribadi sebagai figur moral yang berakhlak mulia (seperti taat beribadah, jujur; bertanggung jawab; sabar; disiplin; respek terhadap pimpinan, kolega, dan siswa).
11) Berpartisipasi aktif dalam berbagai kegiatan sekolah yang menunjang peningkatan mutu pendidikan di sekolah


e) Guru Mata Pelajaran bertugas :

1.  Membantu memasyarakatkan layanan bimbingan dan konseling kepada siswa. 
2. Melakukan kerja sama dengan guru pembimbing dalam mengidentifikasi siswa yang memerlukan bimbingan dan konseling. 
3. Mengalihtangankan (merujuk) siswa yang memerlukan bimbingan dan konseling kepada guru pembimbing. 
4. Mengadakan upaya tindak lanjut layanan bimbingan dan konseling (program perbaikan dan program pengayaan, atau remedial teaching). 
5. Memberikan kesempatan kepada siswa untuk memperoleh layanan bimbingan dan konseling dari guru pembimbing 
6. Membantu mengumpulkan informasi yang diperlukan dalam rangka penilaian layanan bimbingan dan konseling 
7. Menerapkan nilai-nilai bimbingan dalam PBM atau berinteraksi dengan siswa, seperti : bersikap respek kepada semua siswa, memberikan kesempatan kepada siswa untuk bertanya, atau berpendapat, memberikan reward kepada siswa yang menampilkan perilaku/prestasi yang baik, menampilkan pribadi sebagai figur moral yang berfungsi sebagai ”uswah hasanah”.

f) Wali Kelas bertugas:

1.  Membantu guru pembimbing melaksanakan layanan bimbingan dan konseling yang menjadi tanggung jawabnya. 
2. Membantu memberikan kesempatan dan kemudahan bagi siswa, khususnya di kelas yang menjadi tanggung jawabnya, untuk mengikuti layanan bimbingan dan konseling. 
3. Memberikan informasi tentang keadaan siswa kepada guru pembimbing untuk memperoleh layanan bimbingan dan konseling. 
4. Menginformasikan kepada guru mata pelajaran tentang siswa yang perlu diperhatikan secara khusus dalam belajarnya.

g) Staf Administrasi

1. Membantu guru pembimbing (konselor) dan koordinator BK dalam mengadministrasikan seluruh kegiatan bimbingan dan konseling di sekolah; 
2. Membantu guru pembimbing dalam menyiapkan seluruh kegiatan bimbingan dan konseling. 
3. Membantu guru pembimbing dalam menyiapkan sarana yang diperlukan dalam layanan bimbingan dan konseling 
4. Menerima, menyimpan dan memberikan data atau informasi yang di perlukan untuk kelancaran program layanan.